Spotilla by Seclion Oy
Ë
Spotilla_mobiili_tehtävät_kiinteistö2

Spotilla- ohjelmisto kiinteistöjen ylläpitoon

Monipuolinen ja joustava ratkaisu kaikkeen kiinteistön ylläpitoon
Sopii kunnille, kaupungeille, yhteisöille ja ylläpitoa tuottaville yrityksille tai kiinteistön omistajille

HUOLTOJEN SEURANTA
TEHTÄVIEN HALLINTA
TYÖNOHJAUS MOBIILISTI
PALVELUPYYNNÖT
HUOLTOKOHDEREKISTERI
KIINTEISTÖREKISTERI
DOKUMENTTIEN HALLINTA
TURVALLISUUSHAVAINNOT
LAATUPOIKKEAMARAPORTIT
SÄHKÖPOSTIHERÄTTEET
RAPORTIT
HUOLTOVAPAAT NFC-TUNNISTEET
IPHONE JA ANDROID SOVELLUS
SELAINKÄYTTÖINEN HALLINTAPORTAALI
TARJOUSPYYNTÖ

Miten Spotilla toimii?

Huoltokirja taskussa

Spotillan käyttäminen ja käyttöönotto on äärimmäisen helppoa. Lupaamme, että saat järjestelmän käyttöön yhdessä päivässä. Spotillaa käytetään joko mobiilisovelluksella (iOS/Android) tai Internet-selaimella. Yleensä huoltoja suorittavat henkilöt käyttävät vain mobiilisovellusta, sillä se on helppokäyttöinen ja kaikki tarvittava tieto löytyy heti. 

 

Kaikki toimenpiteet, kuten suoritettavat työtehtävät, huoltotehtävien kuittaaminen, laitetietojen dokumentointi tai vikailmoitusten tekeminen onnistuu mobiilisovelluksella.  

 

Mobiilisovelluksella kirjaukset tehdään heti

Kaikki tarkastukset, huollot ja korjaukset on helppo kirjata. Ei enää hävinneitä tai unohtuneita paperilappuja – huoltotehtävien kuittaukseen ja dokumentointiin riittää pelkkä puhelin

 

Tämä tuo tehokkuutta ylläpidon toimintaan ja dokumentointiin, sillä voit unohtaa ylimääräiset työasemat ja tietokoneet. Mobiilisovellus helpottaa ja nopeuttaa huoltohenkilöstön työtä - tieto löytyy nopeammin sekä vianhakuun käytettävää aikaa kuluu vähemmän.

 

Kun ylimääräiset tietokoneella tapahtuvat kirjaukset poistuvat, niin tietoja voidaan lisätä huoltotoimien yhteydessä. Näin dokumentointi ja laatu paranee huomattavasti eikä kirjauksia tehdä muistin varassa jälkikäteen.

 

 

kunnossapito_spotilla_kirjaus_marko

Kiinteistön huolto- ja ylläpitotehtävien suunnittelu ja määrittäminen

Onko aika määrittää tai suunnitella kiinteistöjen huolto- ja ylläpitotehtävät? 

Haluamme jakaa laatimiamme mallipohjia...

Lue lisää
Sähköinen talokirja

Mikä on sähköinen talokirja ja mitä sillä voidaan tehdä?

 

Sähköinen talokirja taloyhtiön käytössä

Tyypillisesti rivi-...

Lue lisää
Palvelupyynnöt, verkkolomakkeet ja prosessien digitalisointi

Turvallisuushavainto, huoltopyyntö, palvelupyyntö, vikailmoitus, laatupoikkeama - näille tosielämän tapahtumille on...

Lue lisää
SEE PRICING INFORMATION
device.png
Toimii mobiilisti missä tahansa

Spotillan käyttö ei vaadi  erillisiä työasemia tai hjelmistoja.  Mobiilisovelluksella huoltotehtäviä suorittavat henkilöt pääsevät mistä tahansa käsiksi oikeaan tietoon ja  dokumentoimaan huoltotehtäviä.

plane.png
Tehokkaat ja monipuoliset viestit

Spotilla palvelussa voit itse muokata käytettävät viestit, palvelupyynnöt ja herätteet. Sinä päätät, kenelle tieto mistäkin asiasta kulloinkin ohjataan. Viestintä on Spotilla nopeaa ja tehokasta. 

thumbs.png
Tehtävät oikein ja ajallaan

Kiinteistöhuollon määräaikaiset ennakkohuollot sekä äkilliset palvelupyynnöt ja tehtävät ovat selkeänä tehtävälistana työnjohdon ja työnsuorittajien saatavilla.

Voiko se olla niin helppoa?

Huoltotehtävien seuranta ja raportointi

Koska kerrankin kaikki tehtävät ovat puhelimessa ja aikajärjestyksessä, niitä on helppo kuitata. Tämän ansioista syntyy tehtävähistoriaa, jota voi seurata ja raportoida.

 

  • Näet kaikki huoltotehtävät aikajärjestyksessä
  • Myös kaikki tehdyt työt
  • Erääntyneistä tehtävistä lähtee muistutukset vastuuhenkilöille sähköpostitse
  • Sähköpostimuistutukset varmistavat, että tehtävät pysyvät ajan tasalla
  • Tehtävien seuranta automatisoituu: enää ei tarvitse muistuttaa

 

Hallintaportaalissa voidaan luoda erilaisia raportteja tehtävistä (aikajärjestyksessä, kiinteistökohtaisesti, laiteryhmittäin tai käyttäjäkohtaisesti). Näin saadaan näppärästi raportti vaikka kaikista ilmanvaihtokoneiden huolloista - jopa kiinteistökohtaisesti ja aikajärjestyksessä.

hallintaporttaali

Työnohjaaminen tehostuu

Kun kaikki tehtävät, tiedot ja dokumentit löytyvät puhelimesta käyttäjäkohtaisesti, niin mitään ei jää sattuman tai muistin varaan. Kaikki löytävät omat tehtävänsä aikajärjestyksessä, jolloin suoritettavat ennakkohuollot, vikailmoitukset yms. löytyvät suoraan puhelimesta.

Uusista tehtävistä tulee ilmoitukset käyttäjille suoraan mobiilisovellukseen. Näin kaikki ylimääräiset paperilaput, puhelinsoitot, tekstarit tai sähköpostit voidaan unohtaa. Tarvitset vain puhelimen ja Spotilla-sovelluksen. Näin jokainen löytää omat tehtävänsä ja ylimääräinen töiden jakaminen voidaan unohtaa.

Kun työ on suoritettu, se kuitataan pois ja otetaan seuraava työnalle.Spotilla_mobiili_tehtävät_kiinteistö

 

Contact us

Spotillan käyttäminen ja käyttöönotto

Spotillan käyttäminen ja käyttöönotto on äärimmäisen helppoa. Lupaamme, että saat järjestelmän käyttöön yhdessä päivässä. Käyttäjät käyttävät Spotillaa joko mobiilisovelluksilla (iOS ja Android sovellukset) tai selainkäyttöisesti. Kaikki toimenpiteet, kuten huoltotehtävien suorittaminen ja dokumentointi, laitetietojen muutokset tai vikailmoituksien tekeminen ja kuittaminen onnistuvat mobiilisovelluksella. 

 

Autamme sinut kädestä pitäen alkuun ja tukemme varmistaa, että onnistut käyttöönotossa.

 

Valmiilla kiinteistömallilla pääset nopeasti alkuun ja saat sovelluksen heti käyttöösi. Paras tapa on yleensä aloittaa yhdestä kiinteistöstä ja varmistaa teille soveltuvin käyttötapa. Ensimmäisen kiinteistön jälkeen on helppo lisätä loput kiinteistöt huoltoseurannan piiriin. 

 

Miksi kannattaa käyttää NFC-tunnisteita?

Tuskailetteko joskus, kun on hankalaa löytää oikeaa tietoa? Tai onko ärsyttävää etsiä tietokoneella oikeaa laitekorttia, jonne tehdä kirjaukset – niinpä. Mitä jos dokumentointi tapahtuisi vain koskettamalla kiinteistön ala-aulassa tai laitteeseen kiinnitettyä tagia ja kaikki tiedot ovat saatavilla vain yhden tarran kautta? Näin kenenkään ei tarvitse etsiä mitään tietoa tai miettiä, minne kirjaus tulisi tehdä.

Spotilla pallot_käyttöönotto

NFC-tagit vähentävät tiedon etsintää

Hyödyntämällä NFC-tageja, tiedot kirjautuvat aina oikeaan paikkaan. Tämä on 100 % varma ja helppo tapa tehdä kirjauksia. Lisäksi kaikki valokuvat tai muut tiedostot tallentuvat aina oikeaan paikkaan.

Myös kaikki tiedot ovat käden ulottuvilla – tekniset piirustukset, huolto-ohjeet, käyttöohjeet ja asennusdokumentaatio. Näppärää, eikö vain? Katso lisää NFC-tageista

Jokaisesta NFC-tagin lukutapahtumasta kirjautuu palveluun käyttäjä- ja sijaintitieto, joka näytetään karttapohjalle sekä mobiilisovelluksissa että selainkäyttöisessä hallintaportaalissa (ns. digitaalinen jalanjälki). Lukutapahtuma-ominaisuutta voidaan hyödyntää erittäin monipuolisesti useissa käyttötarkoituksissa.

Katso video NFC-tagien käyttämisestä


 

Spotillan ominaisuuksia

Kiinteistöt- ja laitehierarkiat
Kiinteistökohtaiset rakenteet ovat vapaasti määritettävissä - eli kiinteistöille voidaan luoda kiinteistökohtaisesti erilaisia laiteryhmiä riippuen kiinteistöjen koosta. Isommissa kiinteistöissä on luonnollisesti enemmän huollettavia kohteita, tekniikkaa ja laitteita, jolloin alakategorioitakin on enemmän. Isommat kiinteistöt voidaan jakaa alakohtaisiin kokoelmiin, kuten LVIS-järjestelmät tai palo-, turvallisuus- ja pelastusjärjestelmät. Näin on helppo hallita isompiakin kiinteistöjä sekä niiden laitteita ja tehtäviä, tarvittaessa jopa tila- tai huoneistokohtaisesti.

 

Kiinteistöt selkeänä listana

Kaikki kiinteistöt löytyvät selkeänä listana, jolloin tiedot ovat helposti ja nopeasti löydettävissä. 

Spotilla_kiinteistölistaus 

 

Kiinteistökortit ja huoltotehtävät

Mobiilisovelluksella pääsee nopeasti selaamaan kaikkea oleellista kiinteistöön liittyvää tietoa. Myös avoimet huoltotehtävät löytyvät todella helposti. Kiinteistökorttien tietosisällöt ovat myös valittavissa ja muokattavissa.

 Spotilla-huoltokirja-kiinteistökortti ja tehtävät

 

Käyttöpäiväkirjamerkinnät

Tämän helpommaksi ei kirjaukset enää mene. Laiska käyttää puheentunnistusta, koska kaikkea ei aina ehdi kirjoittamaan. Silloin sanelutoiminto on näppärä vaihtoehto - puheentunnistus muuntaa puheen tekstiksi! 

Spotilla-käyttöpäiväkirjamerkintä

Laitekortit

Laitekortit ovat muokattavissa juuri teidän tarpeita vastaavaksi. Monilla on tarve esimerkiksi luoda kiinteistökohtaisia päivystyskortteja, josta löytyvät päivystäjälle tärkeät ja oleelliset tiedot. Kiinteistö- ja laitekortit löytyvät näppärästi suoraan puhelimella tai vaikka laitekohteisesti tagista (lukemalla NFC-tagin) – tämän takia ne tukevat aidosti huoltotoimintaa. Spotillassa on paljon valmiita mallipohjia, joita voi hyödyntää luomalla erilaisia näkymiä.

Muistathan että näiden toiminnallisuuksia ansiosta dokumentaation määrä ja taso nousevat huomattavasti, koska erilaisten huoltojen ja korjauksien dokumentointi on nopeaa ja helppoa! 

Spotti_IV-kone ja tekstit_lapinäkyvä

Spotilla tuo lisäarvoa

Käyttäjähallinta ja vastuualueet
Voit jakaa kiinteistöt hallittaviin alueisiin ja kiinnittää niihin vastuuroolit. Näin vastuuhenkilöt näkevät vain omien kiinteistöjensä asiat ja mobiilikäyttäminen on todella helppoa. Jos haluat ulkoisia palveluntuottajia liittää käyttäjiksi, niin voit rajata heidän pääsyään tarkallakin tasolla: kiinteistökohtaisesti, laiteryhmittäin tai jopa laitteittain. Näin kaikki löytävät vain heille kuuluvat asiat.


Vastuuroolit auttavat huomattavasti silloin, kun vastuuhenkilö on poissa tai tulee muutoksia. Sijainen on helppo liittää vastuuhenkilön rooliin vain yhdellä klikkauksella. Näin sijainen näkee heti kaikki vastuuhenkilölle kuuluvat työtehtävät ilman mitään ylimääräistä selvittämistä. Tämä varmistaa tehokkaan toiminnan, sillä enää ei tarvitse selvittää mitä on jäänyt tekemättä.

 

Huoltokäyntien todentaminen

Enää ei tarvitse kerätä tietoa missä kiinteistöissä huoltotehtäviä on suoritettu tai tehdä pistokokeita huoltotehtävien niiden tarkastamiseksi. Älypuhelimella luetaan kiinteistön ulko-ovessa oleva NFC-tagi, niin siitä tallentuu automaattisesti digitaalinen jalanjälki ja merkintä (kuka, kellonaika ja päivämäärä sekä GPS-sijainti).

 

NFC-Tagi voi myös olla laitteeseen kiinnitettynä, jolloin huoltokuittausta ei pysty tekemään muuten kuin lukemalla NFC-tagin. Näin varmistetaan, että huoltoa ei voida kuitata tehdyksi, paitsi olemalla fyysisesti laitteen tai kohteen luona. Näin varmistutaan siitä, että asiat oikeasti tehdään. Vanha sanonta "luottamus hyvä, kontrolli paras" toteutuu 100 % varmasti. Näin kukaan ei voi kuitata huoltoa ilman huoltokäyntiä. Kunnossapito_video_marko.00_00_23_46.Still001

Spotilla taipuu erilaisiin tarpeisiin
Spotilla on innovatiivinen ja auttaa monipuolisilla toiminnallisuuksillaan tehostamaan kiinteistöjen hallintaa.

Otetaan esimerkiksi mittarilukematietojen keräys:
Mittarilukemien keräämisessä, ylläpitämisessä ja raportoinnissa voit unohtaa kaikki paperilappuset, tekstarit, excelit tai ylimääräiset mailit.

Yksinkertaisuudessaan riittää, että kiinnität Spotilla NFC-tagit niihin mittareihin (vesi-, sähkö- tai energiamittari), jotka ovat manuaalisessa kulutusseurannassa. Näin mittarilukemat syötetään mittari- ja kiinteistökohtaisesti suoraan Spotillaan. Huoltomiesten ei tarvitse kuin koskettaa mittarissa olevaa NFC-tagia ja syöttää mittarilukema suoraan puhelimella!


Ulkoista laskutusta varten kuukausittaiset mittarilukemat voidaan ohjata automaattisesti sähköpostitse suoraan oikealle henkilölle, kuka suorittaa laskuttamiset. Yksinkertaista, eikö vain!


Selaimessa toimivassa Hallintaportaalissa hallitset ja näet kaikki mittarilukemat – mittareittain tai kiinteistöittäin. Raportointia varten voit myös viedä lukemat Excel-taulukkoon yhdellä painalluksella.

Spotilla_mittarilukemat

Mietitkö hinnoittelua? Katso alla olevasta painikkeesta hinnoittelu ja valitse teille sopiva paketti

 

SEE PRICING INFORMATION

 

Palvelu- ja muut huoltopyynnöt - aina oikeilla tiedoilla

Huoltopyyntöjen käsittely puhelimessa

Spotillan kanssa kaikki palvelu- ja huoltopyynnöt on yksinkertaista hallita. Voit itse valita menevätkö huoltopyynnöt suoraan huoltomiehille vai työnjohdolle, joka luokittelee ne tärkeysjärjestykseen. Kummassakin tapauksessa kaikki huoltopyynnöt löytyvät selkeänä listauksena mobiilisovelluksesta.

 

Huoltopyyntöjen tekeminen

Kuka tahansa voi pystyä tekemään ilmoituksia verkkolomakkeella, jos näin haluat. Voit itse valita paikat, missä haluat jakaa verkkolomaketta (intranet, linkki tai muu sijainti)

 

Ilmoituksien tekemiseen on olemassa muokattava verkkolomake, joten voit itse päättää mitä verkkolomakkeella pyydetään täyttämään. Voit myös luoda useita erilaisia verkkolomakkeita, jolloin niissä pyydetään erilaisia tietoja.  

 

Valokuvat ja muut tärkeät tiedot

Spotillan verkkolomake on helppo täyttää myös älypuhelimella, jolloin siihen voidaan lisätä valokuvia. Näin dokumentointi tapahtuu näppärästi ja kaikki oleelliset tiedot ovat huoltopyyntöjen mukana. Huoltomieskin tietää mitä odottaa, kun huoltopyyntöjen tiedot kulkevat taskussa.

 

Spotilla - palvelupyynnöt
Haluatko tietää lisää? Varaa 30 min etäesittely ->
OTA YHTEYTTÄ